請求書の書き方｜はじめてでも迷わない記入例と確認手順

入力前に、宛先と請求条件を確認する

担当者名だけでなく、請求先の正式名称、送付先の部署、対象の案件、支払期限を確認します。発注した部署と経理の送付先が異なることもあるため、初回の取引では送付方法も聞いておくと安心です。

発行日は書類を発行する日、対象期間は仕事を行った期間です。同じ日付にまとめず、それぞれが何を表すか分かるように記載します。期限は自分だけで決めず、合意した支払条件を確認して入力してください。

明細は「何に対する請求か」が分かる名前にする

「制作費一式」だけでは、複数の案件がある取引先は照合しにくくなります。案件名や対象月を含め、合意済みの見積書と対応する名称を使いましょう。追加作業は基本の作業と分けると、変更点を説明しやすくなります。

合計と振込先は、PDFで最後に見直す

数量・単価・税の設定が合意内容と一致しているかを確認します。この記入例は書き方の説明用で、税率や源泉徴収の要否を判断するものではありません。取引ごとの扱いを確認してから請求額を確定してください。

振込先は金融機関名、支店名、口座種別、口座番号、名義を照合します。画面で問題がなくても、長い宛名や備考がPDFで読みづらくなることがあるため、実際に出力したファイルを開いて確認しましょう。

invoicyで作成して送るまで

無料登録後に「請求書」の作成画面を開き、取引先・発行者・明細を入力します。「保存して確認」で保存したら、内容を見直して提出用のPDFをダウンロードしてください。

保存だけでは相手に送信されません。普段のメールなどでPDFを共有し、送付したことを確認してからステータスを「送付済み」に更新します。入金後も、実際の入金を確認してから「入金済み」に変更します。