請求書を送るメールの書き方｜件名・本文の例文と添付チェック

件名には案件名・対象月・差出人を入れる

「請求書送付の件」だけだと、相手の受信箱でほかの請求書に埋もれやすくなります。対象月や案件名を添え、検索しやすい件名にしましょう。取引先に指定の件名や受付方法がある場合は、それに合わせます。

本文は、添付内容とお願いを短くまとめる

本文と請求書で金額や期限が食い違うと確認の手間が増えます。記載した期限はPDFと照合し、未確定の事項は送る前に確認してください。以下は架空の取引を想定した文例です。

送信直前に宛先と添付ファイルを開いて確認する

前月のメールを複製した場合は、宛先、対象月、請求書番号、期限、添付ファイルが古いままになっていないか確認します。ファイル名だけでは判断せず、添付したPDFを開くのが確実です。

共有リンクで渡す場合は、相手が閲覧できる権限と共有範囲を確認しましょう。パスワードや受領方法の指定がある取引先には、その運用に従って送付します。

送付後は書類の状態を更新する

invoicyで請求書を保存しても、メールは自動送信されません。PDFをダウンロードして送付し、その後でステータスを「送付済み」に変更します。

送付した日と実際に渡したファイルを手元に残しておくと、後日の問い合わせに対応しやすくなります。差し替えが発生したときは、訂正箇所と新旧どちらが有効かを相手に明確に伝えてください。