請求書を訂正するときの手順｜差し替え連絡の例文付き

未送付・送付済み・入金済みを確認する

未送付であれば、内容を修正してPDFを出力し直し、古いファイルを誤って送らないようにします。すでに送付した場合は、訂正版の受け取り方や相手の処理状況を確認してください。

すでに入金されている場合や、相手の経理処理が完了している場合は、書類の修正だけでは対応が完了しないことがあります。差額や処理方法について取引先と確認したうえで進めましょう。

訂正箇所を列挙し、新旧を照合する

宛名だけの訂正なのか、数量・単価・合計が変わるのかを切り分けます。金額の変更がある場合は、根拠となる発注内容や合意した変更も確認します。

invoicy上で修正したら、PDFをもう一度ダウンロードして開きます。以前ダウンロードしたPDFは自動で更新されないため、送付するファイルを間違えないようにしてください。

差し替えの連絡で、変更点と有効な版を伝える

訂正版であることを件名に入れ、元の請求書を特定できる情報と訂正箇所を本文に記載します。以下は宛名を訂正する場合の例です。金額や期限も変わる場合は、その内容も明記してください。

訂正の経緯を残して二重処理を防ぐ

いつ、何を、なぜ訂正したか、誰に訂正版を送ったかを確認できるようにします。旧版を残す場合は「旧版」などと区別し、普段送付するフォルダに混在させない運用が考えられます。

訂正した請求を新規の請求と勘違いしないよう、番号の扱いも確認してください。invoicy上のステータスだけで相手の処理状況は分からないため、必要な受領確認はメールなどで行います。