書類管理のヒント

毎月の請求書作成を整理する｜複製から入金確認までの手順

制作：invoicy公開：2026.10.07

毎月同じ取引先へ請求する場合は、前月の書類を複製すると入力を減らせます。一方で、対象月や数量を前月のまま送ってしまうこともあります。作成前・送付前・入金後に確認する項目を決めておきましょう。

請求対象の実績を先に確定する

月末になったら、取引先ごとに今回請求する作業や納品物を確認します。固定の月額費用と実績に応じた費用を分け、追加作業や翌月へ持ち越した項目がないかを見直しましょう。

作業報告書を提出している場合は、対象期間や時間が請求内容と対応しているか確認します。金額が未合意の作業は、そのまま明細に加えず、先に取引先と確認します。

invoicyの詳細画面から「複製」を選ぶと、内容を引き継いで新しい書類を作成できます。元の書類は残り、新しい書類は保存するまで追加されません。

宛先が同じでも、部署や送付先の変更がないか確認します。番号、発行日、対象月、数量、単価、支払期限、備考を順番に見直すと、変更漏れを見つけやすくなります。

編集後に保存し、PDFをダウンロードします。対象月や合計をPDF上で確認し、送付メールの添付を開いてから送信しましょう。保存しただけでは送付は完了していません。

送付後にステータスを「送付済み」に更新すると、未送付の書類と区別できます。複数の取引先へ送る場合は、一件ずつ宛先と添付を確認して処理すると取り違えを防ぎやすくなります。

invoicyには銀行口座との自動連携はありません。実際の入金を確認し、該当する請求書を特定してから「入金済み」に変更します。金額が一致しない場合や、複数請求がまとめて入金された場合は、内訳を確認してください。

ダッシュボードには請求書の送付済み金額と支払期限が反映されます。確認の手がかりとして使い、期限を過ぎたものは、行き違いがないか自分の入金記録を確認してから相手へ問い合わせましょう。

invoicyの操作については、使い方ガイドでも確認できます。