書類管理のヒント

請求書はPDFとWordのどちらで渡す？出力形式の選び方

制作：invoicy公開：2026.10.07

書類を渡す形式は、相手が「内容を確認する」のか「続きを編集する」のかで選ぶと整理しやすくなります。invoicyでは、請求書・見積書・納品書・作業報告書を、用途に応じた形式で出力できます。

完成した書類の共有には、提出用PDFを使う

内容が確定していて、相手が確認や印刷をする場合は、通常のPDFを選ぶとよいでしょう。invoicyの「PDF（提出用）」でダウンロードし、文字の欠けや改ページ、金額の表示を確認します。

PDFは編集を完全に防止するものではありません。どの形式で渡す場合も、提出した版を残しておくと、後で内容を確認するときに役立ちます。

文章や表、画像を調整したり、取引先指定の形に整えたりする場合は、Word形式が向いています。詳細画面の「出力形式」から「Word（.docx）」を選びます。

Wordで数量や単価を書き換えても、invoicyから出力した書類では金額が自動再計算されません。合計も確認して変更し、編集後にPDFへ変換する場合は、そのPDFのレイアウトも見直してください。

「編集用PDF（入力欄付き）」では、フォーム入力に対応したPDFアプリで宛先・明細・金額・備考などの欄を変更できます。利用するアプリによって入力や保存の対応が異なるため、保存したファイルを開き直して確かめましょう。

行の追加やレイアウト変更にはWordを使います。編集用PDFでも、数量・単価の変更による自動再計算は行われません。入力欄を変更したら、関連する金額も確認してください。

出力したWordやPDFを外部で編集しても、invoicyの元データには反映されません。金額などを変更した場合、保存済みの書類と提出したファイルが異なる状態になることがあります。

継続的に管理する内容は、できるだけinvoicy側で修正して出力し直すと照合しやすくなります。外部編集が必要な場合は、最終版を明確にし、送付前に元データとの差を確認してください。

invoicyの操作については、使い方ガイドでも確認できます。