納品書のヒント

納品書の書き方｜納品物・数量・納品日を伝える記入例

制作：invoicy公開：2026.10.07

納品書は、今回何をいくつ納めたのかを相手が確認するために役立ちます。見積書や請求書の内容を使う場合も、今回の納品物に合わせて明細と日付を整えることが大切です。

相手が受け取るものと明細を対応させる

品目には、相手が発注時の内容と照合できる名称を使います。物品なら品名・型番など、データなら制作物名・形式・点数などを添えると区別しやすくなります。

「データ一式」とだけ書くより、何が含まれているかを示す方が確認しやすくなります。ただし、共有用の秘密情報やパスワードを不用意に書類へ記載しないようにしてください。

発注された数量と今回納める数量が異なる場合は、今回分の数量を記載し、残りの予定を必要に応じて補足します。見積書から変換するときは、全数量を引き継いでいないか確認しましょう。

例えば全10点のうち4点を先に渡す場合、「今回4点、残り6点は別途納品予定」とすると、全件完了と誤解されにくくなります。予定が未確定なら、確定した日付のようには書かず、調整中と伝えます。

納品日は実際に納品した日、発行日は書類を発行する日として整理します。後日まとめて書類を作る場合など、両者が異なるときは特に注意してください。

また、送付したことと相手が内容を確認したことは別です。検収や受領確認に取引先独自の手続きがある場合は、納品書の送付に加えて、その手順も確認します。

「納品書」から新規作成するか、既存の見積書・請求書から変換します。宛先・明細・納品日を確認し、今回の納品物と一致するように編集してください。

保存後にPDFを出力し、実際に渡すファイルや物品と照合してから共有します。元の見積書や請求書も残るため、書類同士で案件名や明細の呼び方をそろえると、後で探しやすくなります。

invoicyの操作については、使い方ガイドでも確認できます。